En faktura fungerar bra i Sverige. När samma flöde ska användas i Norge, Danmark eller Finland behöver språk, kanaler och betalningsalternativ anpassas. Ofta blir lösningen en ny lokal mall, en ny integration och ytterligare en leverantör.

Efter några marknader blir en enkel förändring ett samordningsprojekt. Ingen har längre en tydlig bild av vilka regler som gäller eller vad som händer när ett utskick inte når fram.

Central styrning med lokal relevans börjar med att bestämma vilka delar som ska vara gemensamma, vilka som behöver variera och vem som ansvarar för förändringarna.

Bestäm vad som ska vara gemensamt

Varumärke, gemensamt innehåll, godkännandeprocesser och principer för kanalval kan styras centralt. Lokala team behöver samtidigt kunna anpassa språk, avsändaruppgifter, obligatoriska texter och betalningsalternativ.

En användbar modell består av tre nivåer:

• Gemensam grund: innehåll, design och regler som gäller för hela organisationen.
• Lokala anpassningar: språk, marknadskrav, kanaler och betalningsmetoder.
• Mottagarens förutsättningar: kundtyp, tillgängliga kanaler, preferenser och särskilda krav.

Det gör det möjligt att återanvända samma struktur utan att skapa en separat lösning för varje land.

Gör kanalstrategin till tydliga regler

”Digitalt först” behöver översättas till beslut som går att genomföra.

Vilken kanal ska prioriteras för en viss mottagare? Vad händer om mottagaren inte kan nås där? Hur länge väntar ni innan nästa steg? Och vilka dokument kräver särskild hantering?

En företagskund kan behöva en strukturerad e-faktura med rätt referenser och bilagor. En privatkund kan föredra en digital brevlåda. För andra mottagare behöver e-post eller fysisk post finnas med i flödet.

Den gemensamma styrningen ska kunna hantera dessa skillnader och ge organisationen en samlad bild av utfallet.

Definiera när fallback ska användas

Fallback innebär att ett utskick går vidare till nästa lämpliga kanal när den första inte fungerar. Men reglerna behöver vara precisa.

Att mottagaren saknas i en kanal, att leveransen har misslyckats och att dokumentet ännu inte har öppnats är olika situationer. De ska inte automatiskt leda till samma åtgärd.

Bestäm därför vilka händelser som utlöser ett nytt försök, vilken väntetid som gäller och när ett ärende ska hanteras manuellt. Det minskar risken för både utebliven kommunikation och onödiga dubbla utskick.

Sätt ansvar för förändringar

En gemensam plattform behöver ett tydligt arbetssätt.

Vem äger kanalreglerna? Vem godkänner en lokal textändring? Vem ansvarar för att testa en ny mall eller betalningsmetod?

Med versionshantering och tydliga godkännanden blir det lättare att genomföra förändringar och följa upp vad som faktiskt skickades. Lokala behov kan hanteras inom den gemensamma strukturen, vilket minskar behovet av parallella lösningar.

Återanvänd det som fungerar när nästa marknad ansluts

En gemensam integration och återanvändbara mallar kan minska arbetet när fler marknader ansluts. Men varje ny marknad behöver fortfarande bedömas utifrån sina förutsättningar.

Finns kanalerna redan tillgängliga? Krävs ett nytt avtal eller en bankintegration? Har ni rätt mottagardata? Vilka tester behövs före driftstart?

När stödet redan finns kan mycket hanteras genom konfiguration. När något saknas behöver det planeras som en del av införandet. Den skillnaden är viktig för både budget och tidplan.

Följ upp samma saker i alla marknader

Central styrning blir värdefull först när organisationen kan se hur flödena fungerar.

Börja med att följa:

• Kostnad per dokument, ink
• lusive fallback och manuella omtag.
• Leveransutfall per kanal och marknad.
• Andel ärenden som kräver manuell hantering.
• Tid från beslutad förändring till genomförande.

Då får ekonomi, IT och Operations ett gemensamt underlag för att prioritera förbättringar.

Ett konkret exempel

I Orbyts publicerade kundcase med Riverty Back in Flow beskriver kunden värdet av en gemensam leverantör när verksamheten expanderar över landsgränserna. Samtidigt lyfter de behovet av lokal distribution och relevanta kanaler, exempelvis e-Boks i Danmark.

Det visar hur en gemensam struktur kan stödja ett lokalt arbetssätt.

Börja med ett flöde

Välj ett återkommande flöde, exempelvis fakturor eller påminnelser, och jämför hur det hanteras i två marknader.

Vilka skillnader behövs för kunden eller marknaden? Vilka har uppstått för att systemen och leverantörerna utvecklats var för sig?

Den kartläggningen ger en konkret startpunkt för att förenkla styrningen och planera nästa steg.

Vill ni gå igenom ett sådant flöde tillsammans? Kontakta oss på orbyt.tech.

Orbyt hjälper företag att styra fakturor, påminnelser och kundkommunikation över flera marknader, med kunder i 17 länder.