I del 1 gick vi igenom vad som hänt kring Peppol i Norden sedan årsskiftet. Men bakom alla de nationella initiativen ligger något större. EU:s ViDA-paket.

Det är den reform som sätter ramarna för allt annat. Och den som avgör hur varje bolag som gör affärer inom EU kommer att hantera fakturor, dokumentflöden och momsrapportering de kommande åren.

Trots det är ViDA förvånansvärt okänt utanför skattespecialisternas värld. Den här artikeln ändrar på det.

Vad är ViDA?

ViDA står för VAT in the Digital Age. Det är EU:s reformpaket för att digitalisera momssystemet i hela unionen. Paketet antogs av EU-rådet den 11 mars 2025. Det trädde i kraft den 14 april 2025.

Det här är inte ett förslag. Det är antagen lagstiftning som rullas ut stegvis fram till 2035.

Bakgrunden är ekonomisk. EU:s momsglapp, alltså skillnaden mellan förväntade och faktiskt uppburna momsintäkter, uppgick till över 93 miljarder euro 2021. Moms utgör ungefär 27 procent av EU-ländernas totala skatteintäkter. ViDA är EU:s sätt att stänga det gapet. Genom digitalisering, standardisering och realtidsrapportering.

De tre pelarna

Pelare 1: E-fakturering och digital rapportering

Från 1 juli 2030 måste alla gränsöverskridande B2B-transaktioner inom EU rapporteras digitalt i nära realtid. Strukturerade e-fakturor enligt EN 16931 blir obligatoriskt format. Peppol är den infrastruktur som bär flödena.

Det innebär att dagens periodiska sammanställningar ersätts av transaktionsbaserad rapportering. Varje enskild faktura rapporteras. Inte en kvartalssammanfattning.

Pelare 2: Plattformsekonomin

Från juli 2028 införs nya regler där digitala plattformar som förmedlar korttidsboende och persontransporter blir ansvariga för momsinsamlingen. Det kallas “deemed supplier”-regeln och blir obligatorisk senast januari 2030.

Pelare 3: Gemensam momsregistrering

Från juli 2028 utökas One-Stop Shop-systemet så att bolag kan hantera moms i hela EU via en enda registrering. Mindre administration. Lägre kostnader. Enklare för alla som verkar över gränserna.

Vad pelare 1 innebär i praktiken

Obligatorisk e-fakturering

Från 1 juli 2030 måste varje momspliktigt bolag som säljer gränsöverskridande inom EU skicka en strukturerad e-faktura. Inte PDF. Inte papper. En maskinläsbar fil i EN 16931-format, skickad via Peppol.

Fakturan ska utfärdas inom 10 dagar

E-fakturan ska ut inom 10 dagar efter leverans. Det är en tydlig skärpning. Och det innebär att faktureringsprocessen behöver vara systematiserad. Den kan inte vara en manuell eftersläpning.

Kunden kan inte längre säga nej

Under nuvarande lagstiftning kräver e-fakturering köparens godkännande. ViDA tar bort det kravet. E-fakturan blir standardformatet. Och medlemsstater behöver inte längre söka tillstånd för att införa nationella mandat. Det är därför Norge, Belgien och Danmark agerar så snabbt.

Rapportering i nära realtid

Data från varje faktura rapporteras till skattemyndigheten. Det höjer kravet på datakvalitet rejält. Felaktiga momskoder eller saknade fält som idag rättas vid periodbokslut syns istället direkt.

Nationella system måste harmoniseras

Länder med egna system, som Italien, Frankrike, Polen och Tyskland, måste anpassa till ViDA-standarden senast 1 januari 2035. Under övergångsperioden kan företag i flera EU-länder behöva hantera parallella kravbilder.

Tidslinjen

Det här berör inte bara skatteavdelningen

ViDA påverkar varje bolag som gör affärer inom EU. Så här ser det ut funktion för funktion.

IT och system

Ert affärssystem måste kunna producera e-fakturor i EN 16931 och skicka via Peppol. Inom 10 dagar. Det kräver integration med en certifierad Access Point och automatiserad validering. Manuella rutiner skalar inte mot ViDA.

Finance och controlling

När varje faktura rapporteras i nära realtid måste datakvaliteten vara rätt från start. Rätt momskod. Rätt belopp. Rätt mottagare. Det som rättas vid periodbokslut idag blir synligt direkt.

Inköp och mottagande

ViDA berör inte bara sändningen. Ni måste också kunna ta emot och bearbeta strukturerade e-fakturor automatiskt. Purchase-to-pay behöver ses över lika mycket som order-to-cash.

Sälj och kundrelationer

Era EU-kunder kommer att förvänta sig rätt format från dag ett. Det påverkar onboarding, avtal och hur snabbt ni kan börja leverera.

Logistik och operations

När fakturan ska ut inom 10 dagar kopplas faktureringsprocessen hårdare till leverans. Order-, leverans- och fakturadata måste hänga ihop i realtid.

Vad Orbyt gör åt saken

Vi är en certifierad Peppol Access Point i 17 europeiska länder. Vi har genomfört över 250 migreringar, har 200+ integrationer mot olika affärssystem, och vår plattform har 100 procent systemupptid.

Men vår roll handlar inte om att bocka av compliance. Den handlar om att hjälpa er bygga en grund som håller. Både idag och mot ViDA 2030.

Vi hjälper er hantera kundspecifika krav utan manuella sidoprocesser. Vi prioriterar rätt kanal per mottagare. Vi ger er realtidsinsyn i hela dokumentlivscykeln. Och vi låter er integrera en gång för att sedan konfigurera nya länder och kanaler utan nya IT-projekt.

Bland våra kunder har vi sett upp till 70 procent reduktion i fakturarelaterat manuellt arbete. Upp till 85 procent lägre operationell kostnad. Och en förbättring i DSO på upp till fyra gånger.

En plattform. En integration. En leverantör.

Redo att testa var kostnaden sitter hos er?

Vi börjar inte med en produktdemo. Vi börjar med en hypotes om var den dolda kostnaden i ert flöde finns. Och sedan testar vi den tillsammans på 20 minuter.

Inga förbindelser. Ingen pitch. Bara ett rakt samtal om er verklighet. Och hur redo ni är för det som kommer.

Missade du del 1? Läs “Peppol rör sig snabbare än du tror”.