Sähköinen laskutus ja kansainvälinen dokumenttien vaihto kehittyvät vauhdilla. Yhä useampi yritys kohtaa tilanteen, jossa perinteiset ratkaisut eivät enää riitä – tarvitaan standardoituja, turvallisia ja skaalautuvia toimintamalleja. Yksi keskeisimmistä ratkaisuista tähän on Peppol-verkosto.

Tässä artikkelissa tutustumme Orbyt Finlandin projektipäällikkö Toni Rantaan, joka työskentelee asiakkaiden Peppol-käyttöönottoprojektien parissa. Hän jakaa kokemuksiaan siitä, miten Peppol helpottaa yritysten arkea ja miten Orbyt tukee asiakkaitaan muutoksessa.

Asiantuntija asiakkaan rinnalla

Toni toimii Orbytilla projektipäällikkönä ja vastaa laskunvälityksen käyttöönottoprojekteista. Hänen työnsä keskiössä on varmistaa, että asiakkaiden sähköinen dokumenttien välitys toimii luotettavasti ja tehokkaasti.

”Suosittelemme asiakkaillemme vahvasti Peppol laskujen vastaanotto- ja lähetyskyvykkyyksien aktivoimista käyttöönoton yhteydessä- Se helpottaa kansainvälistä liiketoimintaa ja varmistaa, että asiakas on valmis tuleviin muutoksiin.”

Mikä Peppol on -ja kenelle se on erityisen tärkeä?

Peppol on kansainvälinen verkosto, joka mahdollistaa liiketoimintasanomien, kuten laskujen ja tilausten, välittämisen turvallisesti standardoidussa formaatissa. Standardointi vähentää virheitä, parantaa prosessien tehokkuutta ja helpottaa sähköisten dokumenttien hallintaa.

Tonin mukaan Peppol ei ole pelkkä tulevaisuuden ratkaisu – monille yrityksille se on jo nyt välttämättömyys.

”Erityisesti yrityksille, jotka lähettävät ja vastaanottavat sanomien Suomen rajojen ulkopuolelle, Peppol ei ole enää ‘nice to have’, vaan selkeä ‘must have’.”

Käyttöönotto asiakkaan näkökulmasta – sujuvaa ja hallittua

Peppol-käyttöönotto voi kuulostaa teknisesti vaativalta, mutta Orbytin palveluympäristössä prosessi on usein asiakkaalle varsin vaivaton.

Orbyt huolehtii tarvittaessa aineistojen muuntamisesta Peppol-formaattiin sekä saapuvien laskujen muuntamisesta kansalliseen formaattiin. Orbytin oma Access Point sekä pitkä kokemus dokumenttien välittämisestä mahdollistavat sujuvan käyttöönoton ja asiantuntevan tuen.

”Peppol-käyttöönotto Orbytin kautta on asiakkaalle helppoa. Huolehdimme tarvittaessa aineistomuunnoksista ja varmistamme, että dokumentit liikkuvat oikein verkostossa.”

Käyttöönotossa keskeistä ovat testaus, reititysten määrittely sekä järjestelmäintegraatiot. Kun nämä toteutetaan huolellisesti, käyttöönotot sujuvat erittäin jouhevasti.

Konkreettiset hyödyt yrityksille

Peppol tuo yrityksille merkittäviä etuja erityisesti automaation ja virheiden vähentämisen kautta. Standardoitu tiedonsiirto nopeuttaa prosesseja ja pienentää manuaalisen työn tarvetta.

”Validoitu standardi vähentää virheitä ja mahdollistaa automaation. Se tuo myös selkeitä kustannussäästöjä. Lisäksi Peppol-verkoston hyödyntäminen auttaa yrityksiä valmistautumaan uusiin ja kansallisiin vaatimuksiin, kuten veroraportointiin.”

Yleiset väärinkäsitykset Peppolista

Peppoliin liittyy edelleen joitakin sitkeitä harhaluuloja. Yksi yleisimmistä liittyy käyttöönoton laajuuteen.

”Moni ajattelee, että Peppol-käyttöönotto vaatisi merkittäviä muutoksia lähettävän yrityksen järjestelmiin. Pääsääntöisesti näin ei kuitenkaan ole.”

Kun yrityksen datasisältö on riittävän kattava, käyttöönotto voidaan toteuttaa hyvin kevyesti.

Toinen usein esiin nouseva kysymys liittyy laskun kuvaan.

”Lähtökohtaisesti laskun kuvaa ei enää tarvita, koska kaikki tarvittava tieto on datassa. Tarvittaessa välitämme kuitenkin myös laskun kuvan vastaanottajalle liitteenä.”

Peppolin tulevaisuus Suomessa

Sähköinen laskutus ja standardointi etenevät Suomessa nopeasti. Tonin mukaan kehityssuunta on selvä.

”Peppolin käyttö tulee varmasti kasvamaan. Oma näkemykseni on, että se tulee ajan myötä korvaamaan kansalliset verkkolaskuformaatit.”

Kasvu näkyy jo käytännössä.

”Meillä Peppol-verkoston kautta kulkevien laskujen määrä kasvaa tällä hetkellä erittäin voimakkaasti. Myös muiden liiketoimintasanomien käyttöön liittyy paljon potentiaalia.”

Mikä tekee työstä palkitsevaa?

Tonille työssä merkityksellisintä on asiakkaiden konkreettinen hyöty.

”Ammatillisesti palkitsevinta on nähdä, miten standardointi ja automaatio helpottavat asiakkaidemme arkea ja tuovat lisäarvoa heidän prosesseihinsa.”

Yhteenveto: Kumppani sähköisen laskutuksen kehityksessä

Orbyt auttaa yrityksiä siirtymään kohti sujuvampaa, turvallisempaa ja tehokkaampaa sähköistä dokumenttien vaihtoa. Kokeneen asiantuntijatiimin tuella käyttöönotot etenevät hallitusti, virheet vähenevät ja prosessit tehostuvat.

Peppol ei ole vain tekninen ratkaisu – se on askel kohti modernimpaa ja kansainvälisesti yhteensopivaa liiketoimintaa.

Toni Ranta, projektipäällikkö Orbyt Finlandilla.